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Gestão da Permanêncianovembro 01, 2018 - Por Fabio Nascimento

Tudo o que você precisa saber antes de comprar a Gestão da Permanência, a solução de apoio à retenção de alunos.

Confira as perguntas mais frequentes sobre essa solução que intensifica o relacionamento com os alunos e reduz a evasão.

Em resumo, como funciona essa solução?

O sistema preditivo, instalado e integrado aos sistemas da instituição de ensino, traz um mapa de evasão, que indica os alunos com risco de interromper o curso. Esses estudantes recebem um atendimento especial (já incluso na solução), que objetiva identificar o seu risco de evasão e a causa que pode levá-los a isso, acolher e apoiar os seus desafios acadêmicos. Todos os alunos caminharão em um fluxo de resgate, e os atendimentos serão realizados e registrados por meio de uma agenda on-line.

Como é possível prever quais alunos da minha instituição irão evadir, se o comportamento deles pode ser diferente se comparado ao de estudantes das demais instituições?

A solução dispõe de uma tecnologia avançada que nos permite fazer a análise dos dados de semestres anteriores de cada aluno da sua instituição e reconhecer diferentes padrões de comportamento. Desta forma, cada instituição é analisada de forma individual, o que permite a identificação de comportamentos próprios em diversos contextos acadêmicos. Pronto! Com isso, já identificamos se os alunos que estão atualmente matriculados apresentam características de comportamento semelhantes às daqueles que evadiram em semestres anteriores. E tudo isso é feito com base no perfil histórico da sua instituição.

Quem realiza os atendimentos? E quem controla a agenda?

São sêniores experientes e graduados, que passam por um processo de capacitação na área da educação e no nosso call center diferentão. Os sêniores envolvidos no movimento LAB60+ (empresa parceira) que se interessam pela causa passam por uma imersão, durante quatro meses, em um programa de formação: Mentor Sênior para o Setor Educacional.Aprendem sobre a identidade pessoal, momento de vida, expectativas de trabalho e dificuldades da vida acadêmica do mentorado, além de sobre o seu crescimento pessoal e profissional. Após concluírem a primeira etapa da formação, os sêniores passam por um processo seletivo no Grupo Unite, e aqueles com conexão de valores com a instituição-cliente são convidados a participar do nosso processo Somos tão jovens, que desenvolve as metodologias de abordagem e as diretrizes de relacionamento. Eles recebem um treinamento intensivo dedicado ao software preditivo e ao conhecimento profundo sobre a instituição de ensino que receberá os benefícios da Gestão da Permanência. Preparados, entram em cena para resgatar os alunos da zona de evasão.

É preciso ter uma equipe dedicada para trabalhar com o sistema? Como é a formação dessa equipe?

Não. Há diversos modelos de implantação desse sistema, cujo objetivo é facilitar. Por isso, o sistema atende as necessidades das instituições de ensino independente do quadro tamanho da equipe e da quantidade de pessoas envolvidas nessa gestão dentro da instituição. O modelo centralizado/dedicado permite o acesso a todas as funções do sistema por diferentes usuários; já o modelo distribuído envolve, inclusive, os professores e os tutores da instituição e dá acesso a funções mais específicas somente para alguns usuários. Para a escolha do modelo mais adequado, é preciso alinhar a melhor estratégia tendo em vista o tamanho da instituição e da equipe envolvida do projeto. Mas é claro que nós apoiamos a instituição nesse alinhamento. 

Como é feita a integração dos dados com o sistema preditivo? Todos os sistemas provenientes de dados precisam estar integrados? É preciso disponibilizar o acesso direto ao banco de dados?

O sistema apresenta recursos de integração de dados bastante flexíveis e em diversos níveis. Os dados podem ser entregues em diferentes formatos, inclusive por meio de arquivos, o modo que for melhor para a área de TI da instituição de ensino. A integração pode tratar tanto dados brutos/crus, que são extraídos de forma direta do banco de dados, como de dados tratados, o que facilita a implantação do sistema.

Qual é o envolvimento necessário da minha equipe de TI para o sucesso dessa solução?

Depende do formato da integração dos dados, do setup da solução e da disponibilidade da equipe. A solução pode ser adquirida tanto por meio de uma plataforma em nuvem quanto por on-premises. A integrações simples por meio de arquivos e dados brutos/crus e a adoção da solução em nuvem requerem pouco envolvimento do setor de TI da instituição, mas necessitam mais tratamentos dos dados, o que influencia o tempo de implantação da solução.

Quais são as etapas da implantação?

São cinco as etapas de implantação da solução: importação e mineração de dados, criação do modelo de predição, integração do CRM de agendamento e workflow, configuração do software e capacitação dos mentores seniores. Com a solução implantada, a instituição de ensino já tem as primeiras percepções e também os primeiros indicadores de resultados. A solução é apresentada a todo o corpo docente e ao quadro administrativo, com o apoio total do Grupo Unite, e inaugura o novo plano de retenção de alunos.

Qual é o tempo necessário para a implantação da solução?

A implantação ocorre no prazo de 45 a 60 dias.

 Qual é a expectativa de tempo para o retorno do investimento inicial na solução?

Em diversos casos, é possível ter o retorno do investimento em seis meses, considerando o uso indicado do sistema. Apesar de o sistema permitir o disparo de algumas ações de forma automática, a reversão da evasão é consequência direta das ações realizadas pela equipe responsável pela gestão de evasão.

Quais são os benefícios da implantação da Gestão da Permanência para a minha instituição?

Redução da evasão, fortalecimento e humanização das relações, tornar-se uma instituição referência em atendimento e apoio ao aluno, fortalecimento da marca, equilíbrio financeiro, relatórios estratégicos para as tomadas de decisões da gestão, destaque para campanhas de comunicação, mais alunos fidelizados em razão de uma experiência diferenciada e indicações destes para amigos.

E você está pronto(a) para reduzir de vez a evasão na sua instituição?

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